ローンのライフサイクル

多くの美術館は、他の機関から資料を借りたり貸し出したりする活発な貸出プログラムを実施しています。例えば、「ニューヨーク・アット・イッツ・コア」展のキュレーターたちは、この偉大な都市の物語を伝えるために、美術館の豊富なコレクションを補完する資料を求めて、広範囲にわたるコレクションを調査しました。こうした貸出を実現するには、長期間にわたる多くの作業が必要です。そのプロセスを概観するために、舞台裏を覗いてみましょう。

展覧会を企画する際、キュレーターは自らの所蔵品や他機関の所蔵品の中から、伝えたい物語を彩る作品を探します。例えば、ある機関がニューヨーク市立博物館の所蔵品の中から貸出可能な作品を探しているとします。多くの場合、当館のオンライン・コレクション・ポータルで検索して作品を特定した後、計画中の展覧会について説明し、貸出を依頼する手紙を当館に送付します。これは通常、展覧会開催の1～2年前に行われます。

リクエストを受け取ると、借り入れ機関の特定の条件を詳述する施設レポートとともに、レジストラはアイテムに関する情報を調べ、オブジェクトが展示会のために自分の機関で必要でないことを確認し、他の場所でのローン。 また、綿密なデータベース記録を通じて、このオブジェクトが最近展示されていないことも確認しています。 マテリアルのタイプによっては、オブジェクトが表示されると（時間の長さは変化します）、オブジェクトを再表示する前に、すべての光から離れた制御された環境で「休む」必要があります。
 

次に、登録担当者は依頼内容を当館のコレクションキュレーターとアーカイブ担当者に提出し、担当者は展示に耐えうる状態であるかどうかを判断するために実物検査を行います。場合によっては、展示品が数ヶ月、あるいは数年もかけて輸送されることもあります。キュレーターは、展示品が輸送前に保存処理を必要とするかどうか、またどのくらいの期間輸送できるかを判断します。また、最近当館のヤコブ・リース・コレクションから選りすぐられた品々がデンマークへ輸送された際のように、輸送業者が必要かどうかについても規定します。

この調査と審査がすべて完了した後、アイテムとローンのリクエストが収集委員会に提出されます。 これは、キュレーター、レジストラ、ディレクター、理事会メンバーなど、博物館内のさまざまな構成員から形成されたグループです。彼らは承認を与え、実行委員会によるローンの承認を推奨し、その後、理事会全体に提示されます。 このプロセス全体には数か月かかる場合があります。

ローンが承認されると、レジストラは努力を倍加します。保存またはクリーニングが必要な場合は、作業の保存を手配します。 木枠が必要な場合は、木箱メーカーがアイテムを測定して木箱を準備するよう手配します。 通常、借り入れ機関のレジストラは配送を手配します（壊れやすい、歴史的に重要なオブジェクトを移動する専門知識を持つ専門の美術品取り扱い会社が必要です）が、貸し付け機関はその選択を承認する必要があります。 借入機関は、保険適用範囲の証明も送信する必要があります。これは、貸出レジストラが確認および承認します。 貸出レジストラは、貸付契約と呼ばれる借入機関との法的契約を作成し、各固有のオブジェクトに必要なすべての要件をレイアウトします。

最後に、出荷日が到来します。レジストラがアイテムの梱包を監督し、必要に応じてトラックと飛行機に積み込みます。 レジストラは、インストールを監視するために、アイテムを新しい一時的な場所に同行させることもできます。 借り入れ機関のレジストラは確かに手元にあり、設置を監督し、すべてのアイテムがローン契約で規定されているように処理され、光のレベル、温度、フレーミングと取り付け、およびセキュリティ要件が維持されていることを確認します。 
 

展示会の開催中、借り手のレジストラが手元にあり、アイテムが貸し出し機関の指定どおりに処理されるようにします（許可されていない場合は写真が撮影されないなど）。 彼らは展示スペースを毎日チェックし、何らかの問題がある場合はすぐに貸し出し機関のカウンターパートに警告します。

展覧会が終了すると、そのプロセスは逆になります。登録担当者が展示品の撤去、再梱包（すべての梱包材は保管され、ラベルが貼られるため、展示品は元の梱包状態と全く同じように再梱包できます）、そして返送作業を行います。

貸し出された資料が返送されたら、梱包を解き、その状態を慎重に確認し（これはプロセスのすべてのステップで行われます）、保管に戻します。 将来のレジストラがオブジェクトの展示履歴を一目で確認できるように、すべてのデータベースレコードを更新します。

債権回収に関する詳細については、教務課（collections@mcny.org）までお問い合わせください。